Politique de confidentialité

1. Portée de la présente politique

La présente Politique de confidentialité explique comment Les Studios 512 Lux (« 512 Lux », « nous », « notre » ou « nos ») recueille, utilise, communique, conserve et protège les renseignements personnels lorsque des personnes interagissent avec nos sites Web, formulaires, services et expériences numériques.

La présente Politique s’applique à 512lux.ca et à 512lux.cc, y compris à la plateforme Event Experience ainsi qu’aux formulaires Web et expériences numériques connexes de 512 Lux. Certaines sections s’appliquent aux deux sites, tandis que les sections 6 et 7 décrivent des pratiques propres à chacun.

La présente Politique s’applique aux renseignements personnels recueillis au moyen de technologies, de communications directes et de relations de service. Elle ne remplace pas tout avis supplémentaire pouvant être fourni pour un service, un événement, un contrat ou une transaction particulière.

2. Responsabilité et responsable de la protection des renseignements personnels

512 Lux est responsable des renseignements personnels dont elle a la garde ou le contrôle. La personne responsable de la protection des renseignements personnels est :

Eric Laperriere Responsable de la protection des renseignements personnels [email protected]

Toute question, demande d’accès ou de rectification, retrait de consentement, plainte relative à la vie privée ou demande concernant la présente Politique peut être adressée à [email protected].

3. Renseignements personnels que nous pouvons recueillir

Selon la façon dont vous interagissez avec 512 Lux, nous pouvons recueillir les catégories suivantes de renseignements personnels :

• Renseignements d’identité et coordonnées, comme votre nom et votre adresse courriel.
• Renseignements sur votre organisation ou votre entreprise que vous choisissez de fournir, comme le nom de l’entreprise, votre rôle ou d’autres renseignements professionnels.
• Renseignements contenus dans des demandes, formulaires, correspondances, discussions de projet ou autres communications avec 512 Lux.
• Préférences de communication et registres de consentement, d’abonnement, de désabonnement ou d’autres préférences.
• Renseignements sur les clients et les services raisonnablement nécessaires pour fournir des services contractuels, gérer une relation d’affaires ou soutenir un projet.
• Renseignements techniques et d’utilisation pouvant être générés lors de l’utilisation de nos sites Web ou services numériques, comme l’adresse IP, les renseignements sur le navigateur ou l’appareil, les horodatages, les pages référentes, les journaux de sécurité et les données d’utilisation, lorsque ces renseignements sont recueillis par des technologies actives ou des fournisseurs de services.
• Renseignements liés à Event Experience transmis par l’intermédiaire de formulaires ou de fonctionnalités de la plateforme actives au moment de la collecte.

512 Lux cherche à limiter la collecte de renseignements personnels à ce qui est raisonnablement nécessaire aux fins commerciales, de service, de sécurité, juridiques ou de communication identifiées.

4. Comment nous recueillons les renseignements personnels

Nous pouvons recueillir des renseignements personnels :

• Directement auprès de vous lorsque vous remplissez un formulaire HubSpot, communiquez avec 512 Lux, demandez de l’information, vous abonnez à des mises à jour, devenez client, participez à une expérience liée à un événement ou nous fournissez autrement des renseignements.
• Dans le cadre de communications d’affaires directes, de la prestation de projets, du service à la clientèle et du soutien.
• Automatiquement par l’infrastructure des sites Web, les journaux de sécurité, les témoins ou des technologies similaires lorsque ces technologies sont activées.
• Par l’entremise de fournisseurs de services tiers qui soutiennent l’hébergement, les formulaires, l’analytique, les communications, la sécurité, les services de base de données ou d’autres fonctions opérationnelles.

Lorsque le consentement est requis, 512 Lux cherche à l’obtenir d’une manière adaptée à la sensibilité des renseignements, à la finalité de la collecte et aux attentes raisonnables de la personne concernée.

5. Pourquoi nous utilisons les renseignements personnels

512 Lux peut utiliser les renseignements personnels aux fins suivantes :

• Répondre aux demandes et aux questions.
• Fournir, administrer et améliorer les services de 512 Lux.
• Gérer les relations avec les clients, prospects et partenaires d’affaires.
• Exploiter, sécuriser, maintenir et améliorer nos sites Web et services numériques.
• Administrer Event Experience, y compris les inscriptions à la page d’annonce actuelle et les futures fonctionnalités de la plateforme lorsqu’elles seront mises en service.
• Envoyer des mises à jour demandées, des communications de service et des communications marketing lorsque le consentement ou une autre base légale s’applique.
• Mesurer la performance des sites Web, du contenu, des campagnes ou des services lorsque les outils appropriés sont actifs.
• Détecter, prévenir et traiter la fraude, les abus, les incidents de sécurité ou les problèmes techniques.
• Respecter les obligations juridiques, réglementaires, contractuelles, comptables, fiscales, de règlement de différends ou de conformité.
• Établir, exercer ou défendre des droits juridiques lorsque cela est nécessaire.

Si 512 Lux prévoit utiliser des renseignements personnels à une nouvelle fin importante qui n’est pas raisonnablement compatible avec la finalité initiale, nous obtiendrons tout consentement supplémentaire ou fournirons tout avis supplémentaire requis par la loi applicable.

6. Pratiques propres à 512lux.ca

512lux.ca est le principal site corporatif et de services de Les Studios 512 Lux.

Par l’intermédiaire de 512lux.ca, 512 Lux peut recueillir des renseignements personnels dans le cadre de :

• Formulaires de contact, de demande d’information et de développement des affaires.
• Demandes d’information au sujet des services de 512 Lux.
• Communications avec les clients, prospects et partenaires.
• Formulaires HubSpot et activités CRM connexes.
• Technologies de performance, de sécurité et d’analytique du site Web actives au moment de l’utilisation.

Les renseignements recueillis par l’intermédiaire de 512lux.ca peuvent être utilisés pour répondre aux demandes, évaluer des relations d’affaires potentielles, fournir des services, gérer les communications avec les clients, améliorer le site Web et soutenir les autres finalités décrites dans la présente Politique.

7. Pratiques propres à 512lux.cc et à Event Experience

512lux.cc est utilisé pour Event Experience et les expériences numériques connexes de 512 Lux axées sur les événements.

Les fonctionnalités actuelles et futures peuvent comprendre :

• Formulaires d’intérêt et de lancement d’Event Experience.
• Pages publiques et contenus liés aux événements.
• Inscriptions à des événements, interactions liées aux événements ou fonctionnalités de compte si et lorsqu’elles seront mises en service.
• Journalisation opérationnelle et de sécurité associée à Event Experience.
• Données d’application stockées dans la base de données Event Experience, lorsque cela s’applique.

À l’étape actuelle de la page d’annonce, HubSpot est utilisé pour traiter les formulaires d’intérêt relatifs à Event Experience ainsi que le consentement aux communications. La base de données de l’application Event Experience utilise Neon lorsque du stockage en base de données est requis.

512 Lux ne considérera pas comme actives des fonctionnalités futures d’Event Experience avant leur déploiement effectif. Si de nouvelles fonctionnalités modifient de façon importante les catégories de renseignements personnels recueillis ou les fins auxquelles ils sont utilisés, la présente Politique sera mise à jour au besoin.

8. Fournisseurs de services et tiers

512 Lux utilise des fournisseurs de services tiers pour soutenir ses sites Web, ses communications et ses activités. Selon les services actifs, ces fournisseurs peuvent traiter des renseignements personnels pour le compte de 512 Lux ou recevoir des renseignements limités nécessaires à la prestation de leurs services.

Les fournisseurs connus ou envisagés comprennent notamment :

• Cloudflare, pour l’hébergement, la diffusion, la sécurité et l’infrastructure connexe des sites Web.
• HubSpot, pour les formulaires, la gestion des contacts, les préférences de communication et les fonctions CRM ou marketing connexes.
• Neon, pour l’infrastructure de base de données utilisée par Event Experience.
• Google, lorsque des services Google sont utilisés à des fins d’analytique, de sécurité, de productivité ou à des fins connexes.
• Meta, notamment Facebook et Instagram, lorsque leurs services sont utilisés à des fins sociales, de mesure ou connexes.
• X, lorsque ses services sont utilisés à des fins sociales, de mesure ou connexes.
• D’autres fournisseurs de technologies, de communications, de sécurité, d’analytique ou de services opérationnels auxquels 512 Lux peut avoir recours de temps à autre.

512 Lux ne vend pas de renseignements personnels à des annonceurs.

Aucun pixel publicitaire n’est actuellement déployé sur les sites Web de 512 Lux. Si 512 Lux modifie de façon importante ses pratiques publicitaires ou de suivi, les divulgations et mécanismes de consentement pertinents seront réévalués et mis à jour.

9. Lieux de traitement et de conservation

512 Lux cherche à conserver ses principaux renseignements et systèmes d’affaires au Canada, y compris au Québec, lorsque cela est raisonnablement possible.

Certains fournisseurs de services tiers peuvent traiter, transmettre, conserver ou accéder à des renseignements personnels à l’extérieur du Québec ou du Canada, selon leur infrastructure, leurs sous-traitants ou la configuration de leurs services. Lorsqu’un renseignement personnel peut être communiqué à l’extérieur du Québec, 512 Lux évaluera les circonstances et prendra les mesures requises par la loi applicable avant de procéder.

Les renseignements traités à l’extérieur du Québec ou du Canada peuvent être assujettis aux lois du territoire où ils sont traités ou consultés.

10. Témoins, analytique et technologies similaires

Les sites Web de 512 Lux peuvent utiliser des témoins, du stockage local, des journaux techniques ou des technologies similaires nécessaires au fonctionnement du site, à la sécurité, au fonctionnement des formulaires, à la performance ou aux préférences des utilisateurs.

Des technologies d’analytique ou de mesure peuvent être utilisées lorsqu’elles sont activées. Des fournisseurs tiers comme Google, Meta, X ou d’autres fournisseurs peuvent recevoir des renseignements techniques ou d’utilisation lorsque leurs services sont activement intégrés.

512 Lux ne déploie actuellement aucun pixel publicitaire. Si des technologies de suivi non essentielles sont introduites, 512 Lux vérifiera si des avis supplémentaires, des mécanismes de consentement ou des mises à jour de la présente Politique sont requis.

Les utilisateurs peuvent également gérer certains témoins ou certaines technologies de suivi au moyen des paramètres de leur navigateur ou de leur appareil, sous réserve des effets que ces paramètres peuvent avoir sur le fonctionnement du site Web.

11. Communications marketing et consentement

512 Lux peut envoyer des messages électroniques commerciaux, y compris des mises à jour sur Event Experience, lorsque le destinataire a fourni son consentement ou lorsqu’une autre base légale s’applique.

Lorsqu’un consentement exprès est recueilli au moyen d’un formulaire Web, 512 Lux peut conserver un registre de ce consentement, y compris les renseignements raisonnablement nécessaires pour démontrer quand et comment il a été obtenu.

Les communications marketing envoyées par 512 Lux comprendront les renseignements d’identification et le mécanisme de désabonnement requis par la loi applicable. Les personnes peuvent se désabonner à tout moment au moyen du mécanisme fourni dans la communication ou en écrivant à [email protected].

Le retrait du consentement marketing n’exige pas nécessairement la suppression de tous les dossiers. 512 Lux peut conserver les renseignements raisonnablement nécessaires pour respecter la demande de désabonnement, démontrer sa conformité, protéger ses droits juridiques ou satisfaire à d’autres obligations légitimes.

12. Conservation et destruction

512 Lux conserve les renseignements personnels uniquement aussi longtemps qu’il est raisonnablement nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sous réserve des exigences juridiques, comptables, contractuelles, fiscales, de règlement de différends ou de conformité applicables.

Nos normes opérationnelles actuelles de conservation sont les suivantes :

• Prospects et clients potentiels : jusqu’à 12 mois après la dernière interaction significative, sauf si la personne devient cliente, si une période plus longue est exigée par la loi ou si un consentement ou une relation continue demeure pertinent.
• Clients : jusqu’à 3 ans après la fin de la relation client, sauf si une période plus longue est requise à des fins juridiques, comptables, fiscales, contractuelles, de règlement de différends ou de conformité.
• Registres de consentement et de désabonnement : conservés aussi longtemps qu’il est raisonnablement nécessaire pour démontrer le consentement, respecter les préférences de communication et satisfaire aux obligations de conformité.

Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, 512 Lux prendra des mesures raisonnables pour les supprimer, les détruire ou les anonymiser, sous réserve des contraintes techniques, juridiques et opérationnelles.

13. Mesures de protection

512 Lux utilise des mesures administratives, techniques et organisationnelles raisonnables, adaptées à la sensibilité et au contexte des renseignements personnels dont elle a la garde ou le contrôle.

Ces mesures peuvent comprendre des contrôles d’accès, la sécurité des comptes, des mesures d’authentification, le recours à des fournisseurs de services sécurisés, des connexions chiffrées, la surveillance des systèmes, des pratiques de sauvegarde, des restrictions d’accès internes et des procédures de réponse aux incidents, selon le contexte.

Aucune méthode de transmission ou de conservation électronique ne peut être garantie comme étant entièrement sécuritaire. 512 Lux ne peut donc garantir une sécurité absolue, mais s’efforce de réduire les risques prévisibles et de réagir de manière appropriée lorsque des problèmes sont détectés.

14. Vos droits en matière de vie privée

Sous réserve de la loi applicable, les personnes peuvent avoir des droits relativement à leurs renseignements personnels, notamment le droit de :

• Demander si 512 Lux détient des renseignements personnels à leur sujet.
• Demander l’accès aux renseignements personnels détenus par 512 Lux.
• Demander la rectification de renseignements personnels inexacts ou incomplets.
• Retirer leur consentement lorsque le consentement constitue la base de la collecte, de l’utilisation ou de la communication, sous réserve de restrictions juridiques ou contractuelles et d’un préavis raisonnable.
• Poser des questions sur les pratiques de 512 Lux en matière de vie privée.
• Déposer une plainte en matière de vie privée.

Les demandes peuvent être envoyées à [email protected]. 512 Lux peut devoir vérifier l’identité de la personne avant de lui fournir l’accès à ses renseignements personnels ou de les rectifier.

15. Incidents de confidentialité

512 Lux maintient des procédures afin d’évaluer les incidents de confidentialité et de sécurité impliquant des renseignements personnels et d’y répondre.

Lorsque la loi applicable l’exige, 512 Lux tiendra un registre des incidents visés et avisera les personnes concernées et/ou l’autorité réglementaire compétente lorsque le seuil légal applicable est atteint.

16. Mineurs

Les sites Web et services de 512 Lux sont destinés à des clientèles d’affaires, institutionnelles et professionnelles et ne s’adressent pas aux mineurs.

512 Lux ne cherche pas sciemment à recueillir des renseignements personnels auprès de mineurs par l’intermédiaire de 512lux.ca ou de 512lux.cc. Si nous apprenons que des renseignements personnels d’un mineur ont été recueillis dans des circonstances où ils n’auraient pas dû l’être, nous prendrons des mesures raisonnables pour corriger la situation.

17. Modifications à la présente Politique

512 Lux peut mettre à jour la présente Politique de confidentialité lorsque ses services, technologies, obligations juridiques ou pratiques en matière de vie privée évoluent.

Lorsqu’elle est mise à jour, le numéro de version, la date d’entrée en vigueur et la date de dernière mise à jour sont révisés. Lorsque la loi applicable l’exige, les personnes concernées seront avisées des modifications importantes par un moyen approprié.

18. Nous joindre

Pour toute question, demande ou plainte concernant la vie privée ou les renseignements personnels, communiquez avec :

Eric Laperriere Responsable de la protection des renseignements personnels [email protected]